Creando excelentes presentaciones

LA IDEA

Para emprender un nuevo proyecto, es necesario tener una idea bien clara de lo que se desea hacer o de lo que nos han solicitado presentar. Lo ideal es bosquejar nuestra idea en papel antes de ir a la herramienta a plasmarla. Al bosquejar nuestra idea, es importante considerar los siguientes puntos:

  • Determinar quién es el público ante el cual compartiremos la presentación
  • Decidir cuál es el objetivo que queremos alcanzar con la presentación
  • Seleccionar la premisa o mensaje principal de dicha presentación

A continuación te  dejo un corto video con algunas ideas para tu presentación, las cuales aplican para la mayoría de los proyectos que podemos desarrollar con present.me

Cómo iniciar una presentación para captar la atención del público

3 formas de empezar una presentación en público



Luego podemos pensar en escribir
nuestro primer borrador de guion, para ello te dejo a continuación algunas orientaciones de cómo escribir el guión de tu presentación tomado del Blog presentable.es (http://goo.gl/lO6iAz)

Atomiza las ideas

Lo primero que debes hacer es crear un listado de las ideas que quieres transmitir. Se trata de que esas ideas sean lo más concretas posible. Si en el listado usas ideas muy genéricas no te va a servir de mucho. No consiste en transcribir palabra por palabra las palabras que dirás, sino en apuntar frases que te permitan empezar a hablar “improvisadamente” sabiendo lo que vas a decir.

Pongamos un ejemplo.

“El marketing escolar es el futuro.” Esta idea es tan genérica que nos ofrece demasiada libertad si improvisamos el discurso. Eso implica la posibilidad de olvidarse cosas importantes, o de no seguir un hilo argumental demasiado lógico.

En cambio, si esta idea tan genérica la subdividimos en la siguiente secuencia de ideas, la cosa cambia notablemente.

“Escenario de futuro: Hay más oferta que demanda”

“Habrá escuelas con pocos alumnos”

“Muchas escuelas tendrán que cerrar”

“Las escuelas deberán salir a buscar alumnos”

“Las escuelas necesitarán venderse”

“Las escuelas tendrán que aplicar el marketing para sobrevivir”

Cada una de esas frases permiten improvisar las palabras sin perder el foco y sin olvidar nada importante. Como ves no hemos apuntado las palabras tal y como las diremos, pero hemos concretado mucho las ideas para no olvidarnos nada.

ENLAZA las ideas

Lo siguiente que hay que hacer, y quizás más importante que lo primero, es crear todas las uniones entre  ideas y entre diapositivas. Lo que da fluidez a una presentación es que todos los argumentos estén bien enlazados. Que una cosa te lleve a la otra de forma natural, lógica y fluida. Y eso se consigue preparando bien los enlaces entre ideas.

Sigamos con el ejemplo anterior.

“Escenario de futuro: Hay más oferta que demanda”

en consecuencia…

“Habrá escuelas con pocos alumnos”

y eso hará que…

“Muchas escuelas tendrán que cerrar”

para evitarlo…

“Las escuelas deberán salir a buscar alumnos”

y eso significa que…

“Las escuelas necesitarán venderse”

así que…

“Las escuelas tendrán que aplicar el marketing para sobrevivir”

Y todavía más importante son los enlaces entre diapositivas, los cuales deben ser también fluidos para que cada diapositiva no se convierta en un mundo aparte sino que la siguiente sea siempre continuación de la anterior. En base a esta lista de ideas y a sus enlaces, ya puedes improvisar tus palabras buscando siempre la forma que te resulte más cómodo de expresarlo.

 

Sólo son tus palabras

Escribe el discurso palabra por palabra o, tal y como se ha recomendado, lista las ideas y sus enlaces, recuerda que aquello que escribes son tan sólo tus palabras. Aquello que vas a decir.
El guión no debe ser el contenido de las diapositivas. Y tampoco el papel que tengas a mano durante la presentación para saber en cada momento qué es lo que tienes que decir.
La finalidad del guión es, al igual que ocurre en el teatro, servirte de apoyo durante el proceso en el que vas memorizando tu discurso.

El material de apoyo

El siguiente paso es elaborar las diapositivas que acompañaran nuestra presentación en el servicio Present.me, para ello es importante que tomemos en cuenta ciertas recomendaciones tomadas del blog diezdediez (http://goo.gl/uLg1tA)  que nos garantizaran la efectividad de la misma:

Máximo de dos frases por diapositiva

Esta es una regla de oro: poco texto. Una frase potente, concisa y clara, que resuma lo que estás diciendo. Piensa en el titular o en el resumen de lo que vas a contar desde que se vea la diapositiva. Puedes usar la navaja de Ockhan para esta tarea,  este es un principio de la economía. La presentación más sencilla suele ser la más correcta. Aplicar este principio al diseño de tus presentaciones hará que te preguntes en cada diapositiva qué puedes eliminar de esta, qué elementos son innecesarios, cómo puedes simplificar la información.

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No se ve bien en pantalla si pasas de una o dos frases, especialmente si la persona que ve la presentación en línea, no maximiza la pantalla. Imagina que la persona esta viendo el recurso en un dispositivo móvil, piensa el efecto que tiene sobre esta persona si abusamos del texto.

Alinea los elementos

La armonía es esencial para la comprensión de un mensaje. Por ello, tus diapositivas deben estar alineadas correctamente, no sólo por estética, sino porque aumentará la concentración y la atención, y facilitará la comprensión del mensaje que quieres transmitir.

Usa la regla de los tercios

La regla de los tercios es una forma de composición muy común en pintura, fotografía y diseño. Consiste en ordenar objetos dentro de una imagen. Esta regla divide una imagen en nueve partes iguales, es decir, forma una cuadrilla invisible de nueve rectángulos y cuatro puntos de intersección. A través de esta regla lo que conseguirás será armonizar y compensar los elementos en una diapositiva.

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Usa rejillas para estructurar la información

Junto con la regla de los tercios, puedes optar también por un sistema de rejillas que te permitirá dividir la diapositiva por secciones. Gracias a esta rejilla tendrás muchas más opciones a la hora de componer y organizar los elementos que conformarán la diapositiva. La rejilla ya no será de nueve rectángulos, sino que dispondrá de dieciséis. Esto te permitirá aumentar la variedad de posiciones de tus elementos.

 

Una buena imagen por diapositiva

A todos nos gustan las fotos. Nos transportan, nos relajan, nos llaman la atención, nos ambientan, hacen que tengamos sensaciones que muchas palabras no consiguen. Dedica tiempo a buscar buenas imágenes para tu presentación, es casi tan importante como el titular que la acompaña. La imagen, por supuesto, debería ser coherente con lo que estás diciendo y con su titular, que no deje lugar a segundas lecturas. Muy importante: que sea de la mayor calidad posible. El buscador de Google Images es tan potente que las puedes buscar por tamaño, orientación y hasta por color dominante, pero si lo ves necesario compra la imagen que buscas en algún banco de imágenes tipo Fotolia o Shutterstock, pero que tenga calidad. Mejor usa fotografías que ilustraciones, tiene más matices y es más real.

Un solo gráfico por diapositiva

Si vas a poner gráficos con datos, cosa bastante interesante y de casi obligado cumplimiento, debería ser uno por diapositiva. A no ser que quieras comparar datos, usar más de un gráfico confunde y por motivos de espacio serán más pequeños que si solo pones uno. Los que observen la presentación en dispositivos móviles  te lo agradecerán. Además, volvemos a lo de siempre, si se mandan muchos mensajes en una sola diapositiva se convierte en ruido y deja de ser información directa y clara, que es de lo que se trata.

Mejor muchas diapositivas con poca información que pocas diapositivas llenas de datos, textos y fotografías

Lo peor que puede pasar es que al tener muchas páginas tengas que darle más veces al botón de “siguiente”. Y lo mejor es que tendrás unas diapositivas claras, que se entienden y bastante potentes por la síntesis de información y por su sencillez visual. Además, la presentación tendrá más ritmo porque cambiarás más a menudo de página.

Si no estás seguro: usa una sola tipografía

Escoger dos tipografías en un diseño, aunque no lo creas, no es fácil. Hay una serie de normas tipográficas, de diseño y de cánones estéticos que muchas veces nos saltamos, y colocamos dos tipografías que a nosotros nos puede parecer que combinan a la perfección… pero que en la mayoría de los casos es como si estuviéramos mezclando agua con vino y llamándole cóctel.

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Ante la duda usa la tipografía Arial o Helvética. Puede que estés bastante harto de ella porque es el estándar desde hace décadas, pero funciona. Es una tipografía de palo seco, es decir, de las que no tienen adorno. Las tipografías de palo seco son más sencillas de leer, no distraen y se consideran más eficaces para una presentación porque en sí mismas ahorran información que procesar. Con combinar la Arial regular con la negrita y dos o tres tamaños para titular, subtítulo y cuerpo (32, 16 y 12, por ejemplo) ya tienes más de seis atributos de texto para seis jerarquías y un esquema robusto y bastante atractivo.

Mejor sin marcos blancos

Una foto que ocupa toda la diapositiva y colocada “a sangre”, es decir, sin márgenes, es un placer para los sentidos. Imagina la foto de un paisaje de esos impresionantes a toda pantalla, o esa misma foto reducida al 50% y enmarcada de blanco. Ni punto de comparación, ¿verdad? Pues acuérdate de este ejemplo la próxima vez que maquetes unas diapositivas de PowerPoint.

Si quieres meter texto puedes hacerlo sobre la imagen, poniendo al texto un fondo blanco, o negro, o algo de sombra, para que no se confunda con la imagen. Otra forma que queda muy bien es que el texto esté sobre un fondo “robapáginas”, es decir, que hay un tercio (o un cuarto, o la mitad) de la diapositiva que tiene un fondo de un solo color, y en este espacio está el texto, el resto es una fotografía.

Para reforzar la idea de como debes elaborar la presentación, te dejo este recurso en slideshare que considero interesante:

El buen diseño es obvio. El gran diseño es transparente. Joe Sparano

About the author

Jefe del Departamento de Comunicación Social de la EMA. Profesor Asociado de las cátedras de Computación y Nuevas Tecnologías de la Escuela de Medios Audiovisuales de la Facultad de Humanidades y Educación. Director de A7learn.